organisation Montpellier 2017
Vous trouverez sur cette page et les liens ci-dessous, des éléments de l'organisation mise en place par les Montpellierains pour aboutir au week-end du 19 au 21 mai 2017 à Palavas-les-Flots.
L'organisation, c'est d'abord une équipe qui prépare tout avant le week-end, et qui est sur place pour accueillir et aider les participants à vivre un bon moment.
Parmi les organisateurs, il y avait :
Nathalise Doris, Frédérique Giboyau, Pauline Buffart, Estelle Beretti, Caroline Roux, Laure Giner, Sylvie Gomes, François Julian, Christophe Jourdan, Philippe Pailler, Frédéric Bernad, Jean-Claude Gidrol, Morad Ramdani, Pierre Maurin, Cyril Cudel, Olivier Debeuf, Nicolas Mas, Stéphane Durand, Nicolas Millet, Eric Bessieres, Benoit Buffard, Jean-Michel Mallet, Blaise Doris.
L'organisation c'est aussi :
- la recherche d'un site pouvant loger et nourrir 200 à 300 personnes
- la recherche d'équipements pour les activités (terrain de foot - voici le courrier 2017 - , de pétanque, salle ou tables pour le ping-pong) et pour les soirées : idéalement proche ou à l'intérieur du site choisi !
- un budget à gérer : Budget stas2017
- la création d'un logo et d'une affiche
- de la communication interne pour les inscriptions : communication au sein de la DR (voir présentation), communication auprès des autres établissements (DR, CNI, DG, SSM) ; création d'une boîte fonctionnelle et d'un fichier d'inscription
- une planification du WE (prévoir des plans B à cause de la météo), y compris les occupations de chaque membre de l'organisation (créneaux accueil, billetterie, bar, activités, ménage)
- une répartition des taches par domaines : recherche d'un site - exemple de mail - , communication - exemple de courrier à la commune - , activités, soirée, consommations, budget, sponsors, transport, ...
- la recherche de sponsors financiers ou matériels : liste de contacts, une lettre-type, un dossier auprès de la region, ...
- établissement de règlements pour les activités (football, petanque) et d'un parcours pour la randonnée
- ...
Si vous avez des questions supplémentaires sur cette édition 2017, vous pouvez nous contacter.